8 esempi di e-mail di follow-up cortesi ed errori da evitare - Marketcircle Blog (2023)

Costruire relazioni /24 febbraio 2020/Kristie

Condividi e-mail

Scrivere un'e-mail di follow-up efficace ma educata che ottiene una risposta può essere difficile. Vuoi ottenere una risposta ma non vuoi essere percepito come troppo invadente.

Sia che tu stia scrivendo un'e-mail di follow-up educata perché stai rispondendo dopo aver incontrato qualcuno a un evento di rete, dopo aver inviato una fattura o dopo aver inviato un'e-mail senza risposta, condivideremo come suggerimenti per aiutarti ad aumentare il tuo probabilità di ottenere una risposta.

Innanzitutto, parliamo dei 3 errori comuni che le persone commettono quando scrivono un'e-mail di follow-up educata in modo da sapere cosa correggere quando scrivi la tua prossima e-mail.

Quindi condivideremo alcuni esempi di ciò che vuoi fare per migliorare la tua email di follow-up insieme a un mucchio di esempi per aiutarti a personalizzare il tuo messaggio!

Errori commessi nelle e-mail di follow-up educate e cosa fare invece

Ci sono tre errori comuni spesso commessi quando si scrivono e-mail di follow-up educate. Parliamo di ciascuno di questi errori in modo che tu possa evitarli quando scrivi un'e-mail di follow-up educata e cosa fare invece.

Errore n. 1:
Utilizzo di "follow-up" nella riga dell'oggetto dell'e-mail

Quando si scrive un'e-mail di follow-up educata, la maggior parte delle persone tende a utilizzare naturalmente "follow-up" nella riga dell'oggetto. Sebbene questa email sia un follow-up, quella riga dell'oggetto non aggiunge alcun valore e sarà probabilmente ignorata. Può anche far sentire il lettore come se stessi additando la colpa perché non hai risposto, il che non lo fa sentire molto bene o interessato a leggere la tua email.

Invece, scrivi una riga dell'oggetto pertinente all'argomento o allo scopo dell'e-mail. Per fare ciò, chiediti di cosa tratta l'e-mail o cosa vuoi che facciano. Continua a leggere per esempi di riga dell'oggetto e-mail di follow-up educato.

Errore n. 2:
A partire dal "solo follow-up" e non dall'aggiunta di valore

Un altro errore comune commesso quando si scrive un'e-mail di follow-up educata è iniziare con "solo follow-up" e inviare un'e-mail che non aggiunge alcun valore. Le persone sono impegnate e non hanno il tempo di leggere un'e-mail di cui devono decifrare il significato o quale azione è richiesta.

Invece, quando scrivi la tua cortese email di follow-up, concentrati sull'aggiunta di valore. Ad esempio, dai loro delle opzioni, condividi come puoi aiutarli a risolvere il loro problema o cosa puoi fare per loro, oppure aggiungi ulteriori dettagli o contesto.

Errore n. 3:
Non includendo un invito all'azione

L'errore finale e più comune quando si scrive un'e-mail di follow-up educata è dimenticare di includere un invito all'azione.

Invece, quando scrivi un'e-mail di follow-up educata, sii chiaro su cosa vuoi che la persona faccia dopo aver letto la tua e-mail. Vuoi che rispondano? Ti richiamo? Compilare un documento? Sii chiaro e specifico in modo che sappiano cosa vuoi che facciano. Puoi farlo rimanendo educato. Continua a leggere per vedere gli esempi di e-mail di follow-up cortesi e scopri come incorporarli nelle tue e-mail di follow-up.

Errore n. 4:
Non seguire rapidamente

Invece di aspettare più di 10 giorni per il follow-up, prendi in considerazione l'invio di un promemoria prima, ad esempio 3 giorni. Ciò garantisce che il destinatario abbia ancora in mente l'argomento e la richiesta. Se aspetti troppo a lungo, è possibile che si siano già dimenticati del tuo invito all'azione e dei passaggi che hai chiesto loro di intraprendere. Ad esempio, se tu fossi unagente immobiliare, sai che il tempo è fondamentale! Quindi è meglio aspettare solo un paio di giorni e inviare un cortese e gentile promemoria per rispondere con una tempistica o una garanzia che l'attività è stata completata.

8 esempi di e-mail di follow-up educato

Di seguito sono riportati otto esempi di e-mail di follow-up educato per vari scenari insieme a suggerimenti e suggerimenti che puoi utilizzare quando scrivi la tua e-mail.

Scenario 1:
Follow-up dopo l'incontro a un evento di networking

Oggetto dell'e-mail:
Lavoriamo su[problema da risolvere]

CIAO[Nome],

È stato un piacere incontrarti a[nome dell'evento]! È stato davvero interessante sentirne parlare[qualcosa con cui hanno detto che stanno lottando.]. Mi piacerebbe aiutarti[problema che puoi risolvere]così puoi[beneficio che vogliono ottenere].

Sei disponibile la prossima settimana per chattare?

Inviami un'e-mail e fammi sapere quando funziona per te.

Attendiamo un vostro riscontro,
[Il tuo nome]

Mancia:Includi un'introduzione che attivi la loro memoria. Includi in che modo puoi aggiungere valore offrendo qualcosa che desiderano/di cui hanno bisogno o risolvendo un problema che hanno. Quindi termina con un invito all'azione per far loro sapere cosa vuoi che facciano.

Scenario 2:
Follow-up dopo l'introduzione (es. rinvio)

Oggetto dell'e-mail:
Parliamo di[qualcosa a cui tengono]

CIAO[Nome],

[Nome del referente]menzionato che stai cercando[un problema che puoi risolvere o un servizio che puoi offrire]. Mi piacerebbe chiacchierare[problema che stanno cercando di risolvere]e come posso aiutarti[beneficio che vogliono ottenere].

Eccotene alcune[vantaggi che hai aiutato ad ottenere altri clienti o esempi del tuo lavoro].

[link a case study o testimonianze dei clienti]

Sei libero la prossima settimana per chattare? Fammi sapere quale giorno funziona meglio per te.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Quando segui questo scenario, assicurati di far loro sapere chi ti ha indirizzato a loro e cosa puoi fare per loro. Concentrati sul valore che puoi aggiungere e aggiungi credibilità come i tuoi account sui social media o il portfolio del sito web. Assicurati di terminare includendo un invito all'azione per i passaggi successivi.

Scenario 3:
Seguire dopo una riunione o una chiamata per passare ai passaggi successivi nel fare affari insieme

Oggetto dell'e-mail:
Prossimi passi per[progetto su cui stai lavorando]

CIAO[Nome],

È stato bello incontrarti l'altro giorno e parlare[qualcosa che hanno detto a cui tengono]. Mi piacerebbe iniziare a lavorare su[progetto o affare a cui stai lavorando]così puoi[beneficio che vogliono].

Ho allegato un modulo da compilare con le informazioni di base in modo che possiamo iniziare. Il passo successivo è quello di[una frase sui prossimi passi coinvolti.]

Si prega di compilare questo modulo e rispedirlo il prima possibile in modo che possiamo passare al passaggio successivo.

Non vedo l'ora di lavorare con te,
[Il tuo nome]

Mancia:Includi qualcosa di personale e dai loro un contesto su chi sei. Le persone sono spesso così impegnate che solo vedere il tuo nome nella loro casella di posta potrebbe non essere sufficiente per ricordare loro chi sei. Concentrati sull'aggiunta di valore ripetendo un problema che puoi risolvere per loro o un vantaggio/obiettivo che puoi aiutarli a raggiungere. Termina con un invito all'azione dicendo loro cosa hai bisogno che facciano e perché è importante.

Scenario 4:
Seguire dopo aver inviato qualcosa che richiede un'azione e attendere una risposta

Oggetto dell'e-mail:
Modulo per[progetto su cui stai lavorando]

CIAO[Nome],

Spero che tu stia passando una settimana fantastica!

Hai avuto modo di controllare il modulo che ti ho inviato la scorsa settimana?

Hai domande a riguardo?

Fammi sapere se hai bisogno che ti invii un'altra copia o se hai bisogno di più tempo o hai domande.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Mantieni breve l'e-mail di follow-up. Chiedi se hanno esaminato la cosa che hai inviato loro e se hanno domande per confermare di averla ricevuta e capire cosa è necessario. Termina includendo un invito all'azione su ciò che vuoi che facciano.

Scenario 5:
Seguire dopo aver inviato una fattura e non aver ricevuto il pagamento

Oggetto dell'e-mail:
Fattura scaduta per[nome del progetto]

CIAO[Nome],

Spero che tu stia bene.

Hai avuto modo di controllare la fattura che ti ho inviato?[data di invio della fattura]? So che questa stagione è impegnativa per te.

Fammi sapere se hai bisogno che te lo invii di nuovo o se hai domande su uno qualsiasi degli elementi pubblicitari.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Sii breve ma diretto. Fai una domanda invece di sottolineare l'ovvio che non hai ricevuto il pagamento, ad esempio chiedendo di confermare che lo hanno ricevuto e se hanno o meno domande al riguardo. Termina con un invito all'azione dicendo loro cosa vuoi che facciano.

Scenario 6:
Follow-up dopo l'invio di un preventivo/preventivo

Oggetto dell'e-mail:
Preventivo per[Nome del progetto]

CIAO[Nome],

Spero che tu stia bene.

Hai avuto modo di dare un'occhiata al preventivo che ti ho inviato?[data in cui invii il preventivo]per[progetto su cui stai lavorando]? Mi piacerebbe iniziare[progetto o servizio che stai fornendo]così puoi[beneficio che vogliono].

Fammi sapere se hai domande sul preventivo.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Sii breve e fai una domanda invece di dire che stai solo dando seguito alla fattura. Ricorda loro il valore che puoi aggiungere o il problema che puoi risolvere per sottolineare i vantaggi per loro. Termina con un invito all'azione chiarendo cosa dovrebbero fare dopo.

Scenario 7:
Seguire dopo aver chiesto a qualcuno di fare qualcosa e nessuna risposta

CIAO[Nome],

Spero che tu stia bene.

Hai avuto la possibilità di[lavoro che hai chiesto loro di fare]? Una volta che ho[lavoro che hai chiesto loro di fare]allora posso[passi successivi e beneficio a cui tengono].

Fammi sapere se c'è qualcosa su cui hai domande o di cui hai bisognoulteriori dettagli.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Sii breve. Sii educato chiedendo se l'hanno esaminato piuttosto che accusare o far notare che non l'hai ancora ricevuto. Aggiungi valore fornendo loro un contesto per l'urgenza, se necessario, o l'urgenza dei passaggi successivi. Termina con un invito all'azione in modo che sappiano cosa vuoi che facciano e perché è importante.

Scenario 8:
Seguito dopo nessuna risposta dall'ultima e-mail

CIAO[Nome],

Spero che tu stia bene. Non ho avuto tue notizie[e-mail che hai inviato – servizio che puoi fornire o problema che puoi risolvere].

Sei stato troppo occupato per tornare?

Ne hai trovato un altro[servizi professionali/prodotto]?

Adesso non è il momento giusto?

Fammi sapere se preferisci che torni indietro in un altro momento o se ne hai trovato un altro[servizi professionali]e non hai più bisogno dei miei servigi.

Grazie,
[Il tuo nome]

Mancia:Quando hai seguito e non hai ricevuto alcuna risposta precedente, sii breve e chiedi loro perché, facilitando loro la risposta dando loro delle opzioni. Termina con un invito all'azione facendo loro sapere cosa vuoi che facciano.

Riepilogo

Si spera che questi esempi di e-mail di follow-up educati ti siano utili quando scrivi le tue e-mail di follow-up. Le cose principali da tenere a mente quando si scrive un'e-mail di follow-up educata devono essere brevi, concentrarsi sull'aggiunta di valore e includere un invito all'azione. Se segui questi suggerimenti puoi evitare di perdere tempo a inviare follow-up che non ottengono risposte e iniziare a ricevere risposte!

Consigli veloci

• Per ulteriori suggerimenti su come scrivere e-mail di follow-up, dai un'occhiata al nostro altro postCome scrivere una calorosa e-mail di follow-up [Esempi inclusi].
• Se hai difficoltà a rimanere aggiornato sui tuoi follow-up, una buona idea è quella di utilizzare unCRM per le piccole imprese. Se stai usando un Mac, dai un'occhiataDaylite.
• Ti consigliamo anche di guardare uno strumento comeMailChimpper aiutarti a tenere traccia delle percentuali di apertura e clic della tua e-mail per vedere come stai!
• Una volta che inizi a ricevere risposte alle tue e-mail, provaProgrammazione dell'acutezzaper rendere la prenotazione di tutti i tuoi nuovi appuntamenti senza problemi!

E, ultimo ma non meno importante, scopri la perfetta integrazione di Daylite con Apple Mail, in modo da poter padroneggiare l'arte del follow-up e migliorare ulteriormente le tue abilità generali di posta elettronica. Daylite Mail Assistant ti consente di agire dalle e-mail e creare nuovi contatti, impostare promemoria, programmare appuntamenti e delegare attività, il tutto senza nemmeno lasciare la tua casella di posta. E non solo: Daylite Mail Assistant salva anche le tue email in Daylite, legate agli elementi che crei, così hai sempre uno storico cronologico delle comunicazioni relative a un contatto o progetto. Inizia il tuoprova gratuita di 14 giornie inizia a sfruttare Daylite Mail Assistant.

Circa l'autore:
Kristie Holdenè un consulente di marketing online. Aiuta le startup a ottenere più contatti chiarendo il loro messaggio e creando una strategia di marketing per attrarre e convertire il loro cliente ideale. Connettiti con lei suInstagram.